Mail Merge agar Data Angka Tak Berubah Format

 Beberapa hari lalu saya melakukan mail merger dengan data hasil olahan atau hasil perhitungan, data yang saya maksud berada dalam file xlsx yaitu nilai siswa yang harus diinput untuk dicetak dalam lembar tersendiri. Ini adalah rangkaian tulisan saya sebelumnya di sini.

Saya memang belum begitu terbiasa menggunakan mail merger dokumen dengan data hasil perhitungan. Ternyata saat dilakukan mail merger format angka semua berubah padahal di data excel semua sudah diatur berformat 2 angka di belakang koma.

Hasilnya seperti gambar 1 berikut:

Akhirnya saya akali karena belum tahu cara yang benar itu gimana. Saya lakukan konversi number to text terlebih dahulu di data Excel dengan rumus fungsi =TEXT(cell;”0,00″).  Lakukan itu pada baris yang bersesuaian sehingga sata aslinya tidak terganggu.

Setelah selesai maka saya lakukan copy -paste spesial – Paste Value di cell lain. Setelah semua beres bolehlah kita kopi hasil paste value tadi ke data sebelumnya dengan menimpahkannya (replace). Kemudian silahkan data yang lain yg tidak perlu dihapus. Cukup ribet sampai nanti ada cara yang lebih praktis kita temukan.

Perhatikan setelah dilakukan angka ke mode text maka pada setiap sudut kiri atas cell ada tanda segitiga berwarna hijau (gambar 3).

Cara Melakukan mailmerger di m. word 2010

1. Siapkan data dengan header sebagai judul masing-masinh kolom (sebagai nama filed) di Excel, seperti contoh ini (gambar 4):
   
2. Buat dokumen yang siap untuk diisi data seperti gambar 
3. klik Menu Maillings
4. Pilih Toolbar – Start Mail Merge – Pilih Step by Step Mail Merge Wizard

   

   
   
5. Ikuti langkah yang perintahnya muncul di sebelah kanan layar m word seperti gambar 6:

   

   
   
6. Klik next hingga langkah ke 3 dari 6 langkah yang harus dilalui. Klik Browse pada Select Recipiens. Di sini kita diminta menentukan sumber data yang akan kita masukkan dalam dokumen yang kita buat tadi. Pada pop up select tabel klik Ok saja dengan catatan format pembuatan datanya seperti contoh di atas. Kemudian klik Ok lagi.
7. Saatnya memasukkan field data tadi dengan klik toolbar Insert Merge Field pada data yang bersesuai yang ingin di masukkan dalam balanko. Perhatikan field yang dimaksud biasanya akan muncul dengan format <<nama_field>> seperti contoh di gambar 7

   

   
   
8. Jika semua sudah terisi sesuai keperluan klik preview result, maka akan terlihat data terinput pada blanko yang sudah kita siapkan sebelumnya untuk masing-masing record.

   

   
   
9. Untuk mencetak Klik toolbar Fisnih & Merge kemudian klik Print Document. Pastikan kita mau print dokumen record data ke berapa sesuai yang kita kehendaki. Kalau tidak yakin klik saja preview result lagi untuk memastikan apakah data record itu yang hendak kita cetak.

tambahan tips

Format Number pada Mail Merge Word

BagiAnda yang sering menggunakan Mail Merge Word, mungkin pernah menemukan kok kalau nomor formatnya tidak ribuan ya?

Padahal di database sudah format ribuan loh... Nah loh... Jangan kaget. Ternyata untuk memformatnya ada triknya :) Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Tekan Alt + F9, maka akan muncul seperti ini :
2. 
3. Misalnya pada No. Order kita ingin memberikan format ribuan tanpa digit pecahan tambahkan \##,##0 sehingga jadi seperti ini {MERGEFIELD OrderNo \##,##0}
4. Misalnya pada Pembayaran kita ingin memberikan format ribuan tapi didepannya ada tulisan Rp dan dibelakangnya ada 2 digit pecahan tambahkan ini \#Rp#,##0.00 sehingga jadi seperti ini {MERGEFIELD AmountPaid \#Rp#,##0.00}
5. Tekan Alt + F9 lagi kemudian jalankan
6. Semoga bermanfaat

NB : untuk penggunaan titik dan koma disesuaikan dengan format Regional Setting pada Control Panel (Decimal symbol dan digit grouping symbol). Contoh diatas menggunakan Format English (United States)

Sign up here with your email address to receive updates from this blog in your inbox.